معرفی ۵ ابزار برتر برای رفع مشكلات در برنامه پست الكترونیكی Outlook

در این مقاله قصد دارم به شما و تمام كسانی كه جهت مدیریت نامه های الكترونیكی خود از Outlook استفاده

می كنند، چند برنامه سودمند و افزودنی (add on) معرفی كنم كه باعث می شود این برنامه آن چنان كه باید و شاید كار كند .

من با نامه های الكترونیكی خود زندگی می كنم. برخی از روزها بی اغراق ۱۵۰ نامه الكترونیكی یا بیشتر دریافت می كنم و به آرشیو خود كه تقریبا حاوی ۱۵۰۰۰ نامه و پیغام است، به طور منظم مراجعه می كنم .قابلیت اندك Outlook در سازماندهی و جست وجوی نامه های رسیده باعث شده بود تا نامه هایم نظم مناسبی نداشته باشند .برای رفع این مشكل بعد از جست وجوی فراوان با یكی از برنامه های افزودنی Outlook به نام NEO) Nelson Email Organizer) محصول شركت Caelo Software برخورد كردم كه به اعتقاد من به یك معجزه كوچك شبیه است!

برنامه NEO عملكرد Outlook را به گونه ای تغییر می دهد كه درست مشابه یك رابط پست الكترونیكی كارآمد عمل كند. این برنامه به من اجازه می دهد نامه های الكترونیكی خودرا در دو گروه critical یا hypercritical برای نگهداری نامه های افرادی كه اغلب با من مكاتبه می كنند یا گروه Date برحسب تاریخ دریافت آنها سازماندهی كنم.

بدین ترتیب برنامه NEO هر نامه ای را بدون درهم ریختن پیغامهای اصلی، فهرست بندی و شاخص گذاری می كند.علاوه بر این با كمك دكمه ای روی نوار ابزارOutlook، می توانید سریعا به منظور دسترسی به تقویم، پیغامها، شماره های تماس و یادداشت ها بین Outlook و NEO سوئیچ كرده یا تغییر وضعیت بدهید .ویژگی شاخص گذاری خودكارNEO ، به صورت حیرت آوری به عملیات جست وجو سرعت می بخشد .بدون شك در آینده مفیدترین ویژگیهای NEO به نرم افزار Outlook اضافه خواهد شد، اما تا آن زمان بهتر است این برنامه را تهیه كنید. این برنامه سودمند با تمامی نسخه های ویندوز و Outlook كار می كند. برای دریافت (download) یك نسخه آزمایشی ۳۰ روزه از این برنامه به آدرس find.pcworld.com/۳۳۲۲۴ مراجعه كنید.

ـ نكته:

به جای تایپ تاریخ برای انجام یك كار خاص در Outlook نسخه ۲۰۰۰ یا۲۰۰۲ ، می توانید شرح آن را وارد كنید مثلا بگویید آخرین جمعه ماه. (the last Friday of the month) با این عمل، Outlook به طور خودكار، عبارت ورودی را به یك قالب عددی تبدیل می كند.

حفاظت در مقابل اسب های تروا

ویژگی حفاظت در مقابل ویروس در نرم افزارOutlook، حتی با افزودن جدیدترین برنامه های ترمیمی و امنیتی ضعیف است. برای دسترسی به جدیدترین برنامه های ترمیمی مجموعه Office به آدرس زیر مراجعه كنید: find.pcworld.com/۳۳۲۲۷

برای مثال برنامه كارآمد ViraLock محصول شركتSentryBay ، آدرس ها را در Outlook و Outlook Express رمزگذاری كرده و بدین ترتیب آنها را در مقابل ویروس ها و اسبهای تروا غیرقابل دسترس می كند. عملیات رمزگذاری آدرس ها به صورت پویا در حین اجرای برنامه Outlook یا Outlook Express در پس زمینه انجام می شود. این تكنیك روی پوشه های پست الكترونیكی و همچنین نامه های دریافتی اعمال می شود و آدرس های رمزگذاری شده هنگام ارسال نامه الكترونیكی مربوطه، رمزگشایی خواهند شد .بدین ترتیب گیرنده نامه هیچ چیز غیرعادی در پیغام شما نخواهد دید .

مطمئنا برنامه ضدویروس موجود روی سیستم، كامپیوترتان را در اغلب اوقات محافظت می كند، اما بد نیست با ویژگیهای برنامه ViraLock نیز آشنا شوید .نسخه آزمایشی ۳۰ روزه این برنامه را می توانید از آدرس find.pcworld.com/۳۳۷۷۳ دریافت كنید .محصول دیگر مایكروسافت، برنامه سودمندی به نام Personal Folders Backup است كه می توانید برای تهیه پشتیبان از فایل های .pst در Outlook نسخه ۲۰۰۰ و۲۰۰۲ ، از آن به صورت خودكار استفاده كنید .

برای دریافت یك نسخه رایگان از این برنامه، به آدرس find.pcworld.com/۳۳۲۳۹ مراجعه كنید .اگر از سایر برنامه های كاربردی Office نیز استفاده می كنید، با به كارگیری ویزارد Save My Settings این برنامه، از تمامی تنظیمات سفارشی شده Office نسخه ۲۰۰۰ و ۲۰۰۲ نظیر فرهنگ لغات، الگوها و لیست های تصحیح خودكار در یك پروفایل مجزا، نسخه پشتیبان تهیه كنید .پروفایل مذكور توسط این برنامه به یك سرور مایكروسافت انتقال (Upload) یافته و در آن ذخیره می شود. این ویزارد در Office XP وجود دارد، اما اگر از Office ۲۰۰۰ استفاده می كنید، به آدرس find.pcworld.com/۳۳۲۳۶ سری بزنید تا یك نسخه رایگان از آن را از اینترنت دریافت كنید.

یك روش موثر برای از بین بردن نامه های بیهوده یا هرزنامه در Outlook یاOutlook Express ، برنامه افزودنی IHateSpam محصول شركت نرم افزاری Sunbelt Software است .این برنامه می تواند به خوبی ۸۰ درصد هرزنامه های Outlook Express و تقریبا ۹۵/۵ درصد چنین نامه هایی را در Outlook فیلتر كند .